KSGG個人情報・肖像権保護規定(HP) 2018年7月

1.〔目的〕

KSGGの従来の個人情報・肖像権保護規定を総合して見直すとともに、最近のIT技術の進歩・メディアの多様化に対応できる指針を示す。

2.〔定義〕

『個人情報』

KSGGは、個人情報保護法に規定される「個人情報取扱事業者」に該当する。
個人のプライバシー尊重のために、KSGGで扱う情報のうち、下記を『個人情報』と規定し、KSGG活動中における取り扱いについて定める。

会員・ゲスト・チューティ(『個人』という)について、

・氏名
・住所[完全なもの]
・電話番号
・FAX番号
・Eメールアドレス(ユーザー名及びドメイン名から特定の個人を識別することができる場合)
・KSGG活動中に取得した「写真」、「動画」、「音声」
・上記と組み合わせた生年月日(又は年齢)

『会員名簿』

毎年5月に発行し、在籍会員の会員番号・氏名・住所[市区まで]などを掲載するもので、会員のみに開示する。

3.〔KSGGの使用するメディア〕

・会員ML(メーリングリスト)
・会報:ウェブサイト「会員広場」にPDFファイルを掲示。一部会員および関連団体には郵送またはPDFファイルをメール送付している。
・インターネット上の諸サイト(例えば、KSGGウェブサイト、KSGGFacebook、KSGG活動の拡大・質的向上のためにKSGGとして利用するSNSなど)

4.〔ガイドライン〕

4.1〔許諾〕

会員は、個人情報の取得に当たり、使用目的および公開メディアについて、個人の承諾を事前に得ること。会員については、入会時または適切な時期に総括的な承諾を得るものとし、ゲストについてはガイド開始時に「TOUR GUIDE POLICY」により承諾を得る。
また、KSGGとしての企画イベント、各種の支援活動およびガイド活動中の「写真」・「動画」・「音声」取得については、その内容が前述の【2.〔定義〕『個人情報』】で定義された他の情報を含まないことを前提としたうえで、個人の許諾のみならず、該当施設の指針も遵守すること。ただし、風景の一部として通りがかりの人物が写っているが人物が特定できない場合は、その限りではない。
許諾のない場合は、あらゆるメディアに公開してはならない。また許諾後の公開であっても、個人からのクレーム・削除等の依頼があった場合、すみやかに訂正・利用停止・削除などの措置を適切に講じること。

4.2〔個人情報管理者〕

個人情報は、担当グループの長が責任をもって管理する。またグループ内担当者はクループの長の指示に基づいて管理を行う。

4.3〔著作権表示〕

HP・会報などに、「© 2018 神奈川SGGクラブ」など、適切な著作権表示を行う。

4.4〔他団体への提供および他団体からの受領〕

4.1項の許諾に関し、JNTO、県、市、他SGGクラブ等への、SGG活動の推進を目的とした会員名簿、写真などの提供依頼や、これら他団体から同様の資料を受領する場合がある。このような第三者への個人情報の提供をする場合、予め本人の承諾を得ること(個人情報保護法による例外(第16条3項)を除く)。また、第三者から提供を受ける場合、提供元が適法に取得していることを確認すること。

【会員名簿】提供の目的及び提供先

・保険会社宛てボランティア保険付保のため
・富士箱根伊豆国際観光テーマ地区神奈川県協議会宛て善意通訳活動補助金申請書に添付のため

【その他】の提供

・定期総会来賓への定期総会議案書(手渡し)
・他SGGクラブ、各外部団体宛て会報

4.5〔メディア内でのゲスト等への言及方法〕

ゲスト・チューティについて、会報やKSGGウェブサイトへの活動報告掲載時に、いままでは原則イニシャルを用いてきたが、今後はファーストネームや通称などを用いることとし、より魅力的な報告記事を目指す。

4.6〔GPS情報などへの留意〕

「写真」・「動画」の電子ファイルには、撮影時刻や撮影場所の詳細なデータなどを含んでいることがあり(映像上には通常は現れない)、公表時にはこれらのデータを削除・修正するなど、十分な注意が必要である。

4.7〔名簿や入会申込書などの取り扱い〕

それぞれの取り扱い規定に基づき、濫用・情報漏洩を防止するが、基本的に以下の対応が必要である。
・個人情報を含むパソコン、サーバには、アクセス制限を行い、ウイルス対策ソフトウェアを適用する。
・個人情報を含む電子ファイルを移送する場合は、暗号化もしくは開示に必要なパスワード等(8桁以上の英数字)を施す。
・個人情報を外部に委託する場合、個人情報の本人承諾の必要はないが、委託先を監督する必要がある。
・本人から開示停止・訂正・削除等の依頼及び請求があった場合は、その開示停止・訂正・削除等を行わなければならない。
・情報漏洩もしくはその疑いがあった場合は、速やかに事務局に連絡すること。

以上(2018年7月28日)

 

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